Apotheek Axel

Apotheek Axel is gelegen in het gelijknamige dorp in Zeeuws-Vlaanderen en ze maken al jaren gebruik van Pharmacom van PharmaPartners. Els Dewit, Apotheker, vertelt: “Via PharmaPartners hoorde ik dat ze bezig waren met een koppeling tussen hun Track & Trace module en het volgnummersysteem van Wachtkamerschermen®. Dit leek me erg interessant.” Toen de koppeling gereed was, bezocht Els de stand van PharmaPartners op het KNMP congres: “Na de live demonstratie was ik om!”

Patiëntdashboard wordt direct geopend

Apotheek Axel was de eerste apotheek waar de koppeling werd geïmplementeerd. De patiënt voert een afhaalcode in op de volgnummerzuil. Zodra de patiënt bij een balie opgeroepen wordt, opent automatisch het patiëntdashboard in Pharmacom. Els geeft aan dat het heel snel gaat: “Bij het oproepen van het volgnummer wordt meteen het patiëntdashboard geopend. En het komt regelmatig voor dat, tegen de tijd dat de patiënt bij de balie is, de assistent de medicatie al heeft gepakt!”

Verwondering dat het zo snel gaat

Ook patiënten vinden het wonderlijk. Volgens Els verwachten ze niet dat het zó snel gaat: “Vooral de eerste keer zijn ze verwonderd. Patiënten noemen het zelfs in het klanttevredenheidsonderzoek. Ze vinden de vlotte afhandeling heel fijn.”

Verschillende keuzes op volgnummerzuil

Op dit moment werken ze in Apotheek Axel met vier keuzes op de volgnummerzuil: Nieuw recept, Herhaal recept, Afhaalcode en Overig. Bij iedere keuze hoort een letter. Deze letter is de voorvoegsel van het volgnummer. Els licht toe dat ze bewust met verschillende diensten werken, zodat de assistent aan het voorvoegsel van het volgnummer kan herkennen welke keuze een patiënt heeft gemaakt. Dit vinden de assistentes prettig werken.

Backofficescherm geeft actuele informatie

Bij Apotheek Axel wordt gewerkt met een backoffice scherm waarop alle tickets en wachttijden overzichtelijk en actueel worden weergegeven. Tickets met een afhaalcode krijgen een andere kleur op het scherm. Els licht toe: “Als het heel druk is in de apotheek, spreken de assistentes onderling af dat er één alleen de afhaalcodes doet. Hierdoor wordt een soort snelbalie gecreëerd. Op deze manier wordt de wachtrij snel weggewerkt.” Volgens Els heeft deze werkwijze voordelen voor zowel de assistent als de patiënt. De assistent voelt minder druk en patiënten zijn rustiger en meer ontspannen omdat ze zien dat de wachtrij snel wordt weggewerkt.

Patiënten moedigen elkaar aan

Verder vindt Els het leuk om te zien dat patiënten elkaar aanmoedigen om ook een afhaalcode aan te vragen: “Soms maakt een patiënt een opmerking dat iemand anders die later binnenkwam eerder geholpen wordt. Wij horen dan de ene patiënt tegen de andere zeggen dat die een afhaalcode heeft en dat dit heel handig is. Meestal vraagt de ander dan bij de balie of ze in het vervolg ook zo’n afhaalcode kunnen krijgen. En dat is nu precies wat we willen, hoe meer afhaalcodes hoe efficiënter wij in de apotheek kunnen werken!” 

Wachttijd met afhaalcode gehalveerd

Statistieken wijzen uit dat patiënten met een afhaalcode gemiddeld de helft korter wachten dan patiënten die geen afhaalcode hebben. Ongeveer 1 op de 3 patiënten heeft nu een afhaalcode, maar Els geeft aan dat dit aantal snel groeit. Wel maakt Els de kanttekening dat vooral de oudere patiëntengroep niet altijd een e-mailadres hebben. Dus je zal altijd te maken hebben met patiënten die een ‘gewoon’ volgnummer nemen.

Zeer tevreden

Tot slot geeft Els aan heel tevreden te zijn over het volgnummersysteem van Wachtkamerschermen® en Pharmacom: “Ik ben blij dat ik de keuze heb gemaakt om over te stappen. Ik merk duidelijk verschil in vergelijking tot de oude situatie. De afhandeling gaat nu veel vlotter en de koppeling tussen beide systemen functioneert goed. Ook heb ik mijn bestaande zuil kunnen hergebuiken. In het begin hebben we wat problemen gehad met de printer in deze zuil, maar dit is goed opgelost door de supportafdeling van Wachtkamerschermen®. Ook is deze supportafdeling goed bereikbaar bij vragen en verdienen ze wat mij betreft een pluim!”